Análisis de libros Excel

Se presentaron varios ejemplos de aplicación de la herramienta Inquire para Excel 2013, referentes a la instalación de la herramienta y a la extracción de información a través de relaciones entre libros y hojas de cálculo:
En este post se describe el funcionamiento de la opción Análisis de libro de Inquire mediante un ejemplo práctico.
Recordando las prestaciones que implementa esta funcionalidad presentadas en la entrada “Instalación y resumen del complemento Inquire de Excel 2013”, estaban las de seleccionar los Elementos que se pueden analizar de la hoja de cálculo, tales como resumen, libro, fórmulas, celdas, intervalos y advertencias, así como listar los Resultados correspondientes. Además, los datos seleccionados se pueden exportar en un fichero aparte tipo Excel.

Ejemplo de análisis de libro

La opción de Análisis de Libro permite listar los tipos de elementos deseados del libro de Excel sobre el que se está trabajando y exportar los resultados a otro fichero Excel a modo de resumen.

Figura 1. EXCEL: Inquire -> Relación de libros.

Para ejemplificar esta funcionalidad, se utiliza un archivo denominado “Resumen.xlsx”, en el que se calculan los gastos, ingresos y beneficios obtenidos en los años 2012 y 2013 a partir de los datos de los archivos “Contabilidad 2012.xlsx” y “Contabilidad 2013.xlsx”, que a su vez dependen de un fichero de base de datos “Empresa_Mixta.mdb”. El archivo “Contabilidad 2013.xlsx” es similar al archivo “Contabilidad 2012.xlsx” que se presentó en la entrada anterior, en este caso incluye los datos actualizados para el año 2013. Las referencias que utiliza este archivo de ficheros externos se muestran en la Figura 1, extraídas mediante la funcionalidad Relación de libro de Inquire. En la figura se observa que “Resumen.xlsx” utiliza datos directamente de los archivos “Contabilidad 2012.xlsx” y “Contabilidad 2013.xlsx”, que a su vez utilizan el fichero de base de datos “Empresa_Mixta.mdb” para obtener el listado de empleados de la empresa.
El contenido del fichero “Resumen.xlsx” son tres hojas de cálculo, “Gastos”, “Ingresos” y “Beneficios”, que se muestran en las Figuras 2, 3 y 4.

Figura 2. EXCEL: Resumen -> Gastos.

En la Figura 2 aparece representada la hoja de cálculo del resumen de gastos de los años 2012 y 2013. Las columnas “Servicios”, “Nóminas” y “Otros” son el resultado de la suma correspondiente de los mismos datos de las hojas de gastos de los años 2012 y 2013 de los archivos “Contabilidad 2012.xlsx” y “Contabilidad 2013.xlsx”. La columna denominada “Total”, representa la suma de las tres columnas anteriores, obteniendo así el gasto total mensual de los dos años.

Figura 3. EXCEL: Resumen -> Ingresos.

La Figura 3 muestra el resumen de los ingresos obtenidos en los años 2012 y 2013. Al igual que en los gastos, las columnas denominadas “Alquiler” y “Ventas” son el resultado de sumar los datos correspondientes de los archivos “Contabilidad 2012.xlsx” y “Contabilidad 2013.xlsx”. La columna denominada “Total” muestra el resultado de la suma de las dos columnas anteriores, obteniéndose los ingresos totales desglosados por meses.

Figura 4. EXCEL: Resumen -> Beneficios.

La Figura 4 refleja el resumen de los beneficios obtenidos en los años 2012 y 2013, que en este caso se calcula mediante la diferencia entre ingresos y gastos, tomando los datos de las hojas de cálculo del fichero “Resumen.xlsx”, tal y como se ha realizado de manera idéntica en los archivos “Contabilidad 2012.xlsx” y “Contabilidad 2013.xlsx”.
El Análisis de libro permite seleccionar los Elementos que se quieren listar y que aparecerán en la ventana de Resultados. En la imagen que se muestra a continuación, se listan las Fórmulas que tienen Referencias a libros externos. Como se observa en la ventana de Resultados, aparece información de los archivos “Contabilidad 2012.xlsx” y “Contabilidad 2013.xlsx”, cuyos datos se han utilizado para editar el nuevo documento denominado “Resumen.xlsx”, tal y como se ha explicado anteriormente.

Figura 5. EXCEL: Inquire -> Análisis de libro -> Fórmulas.

Inquire permite exportar los datos obtenidos de este análisis a un fichero Excel independiente. Para ello, una vez seleccionados los elementos que se desean analizar, se selecciona la opción Exportación a Excel… y se obtiene el fichero que se muestra en la Figura 6, que tiene exactamente los datos obtenidos en la pantalla de Resultados de la Figura 5 y además, incorpora automáticamente una columna para realizar anotaciones.

Figura 6. EXCEL: Inquire -> Análisis de libro -> Exportación a Excel.

La herramienta Análisis de Libro de Inquire es de gran utilidad cuando los archivos Excel poseen hojas ocultas, ya que permite obtener un listado de las hojas que se encuentran en este estado, como se muestra en el siguiente ejemplo.
Para ver otro ejemplo de aplicación, se utiliza ahora el fichero “Contabilidad 2013.xlsx”, que contiene las mismas hojas que el archivo “Contabilidad 2012.xlsx” pero con los datos actualizados para el año 2013 y además contiene una hoja oculta de exempleados. Mediante la opción de Análisis de Libro de Inquire, se marca la opción Elementos -> Libros -> Hojas ocultas y en la pantalla de Resultados de la Figura 7 aparece la única hoja oculta que existe en este caso.

Figura 7. EXCEL: Inquire -> Análisis de libro -> Libro.

Para visualizar el contenido de la hoja oculta, se selecciona el botón derecho del ratón sobre la barra horizontal inferior donde aparecen los nombres de las hojas de cálculo del fichero, se pulsa la opción Mostrar… y a continuación aparece una ventana con el listado de las hojas que se encuentran ocultas, como se representa en la Figura 8. En este caso, se escoge la hoja denominada “ExEmpleados” y ya estaría disponible la visualización de su contenido, tal y como se muestra en la Figura 9.

Figura 8. EXCEL -> Mostrar.

Figura 9. EXCEL: Hoja oculta: ExExpleados.